К сожалению, современным потребителям иногда все-таки приходится по незнанию заключать деловые сделки с так называемыми сомнительными партнерами относительно выполнения различных обязательств или работ. Если читателям пришлось столкнуться с такой проблемой, не стоит сразу же отчаиваться, ведь данную проблему поможет решить гарантийное письмо (ГП) о выполнении обязательств по ранее составленному между деловыми партнерами договору.
Сторона, обратившаяся к деловому партнеру, обещающему выполнить обязательства, вправе требовать от него правильно составленный гарантийный документ. В этом документе должны быть четко прописаны все важные аспекты.
Читайте также: Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности
Назначение документа
Под гарантийным письмом следует рассматривать одну из форм, используемую для составления деловой переписки. В правильно оформленном документе четко прописывают гарантии, предоставленные компанией-заказчиком, относительно выполнения ранее оговоренных в договоре обязательств.
То есть анализируемая документация, вне зависимости от того, кто именно выступает в роли гаранта, рассматривается в качестве подтверждения о том, что один из партнеров согласен взять на себя обязательства по выполнению всех пунктов, отмеченных в договоре. Прежде чем оформлять ГП, желательно ознакомиться с образцом. Но стоит иметь в виду, что единой формы, утвержденной государственными органами, на сегодняшний день нет.
Обмениваться деловой корреспонденцией вправе как компании, так и юридические лица, перенаправив адресату письменную гарантию о том, что обязательства по договору или оплата услуг будет произведена своевременно в соответствии с указанными в договоре сроками.
Чаще всего рассматриваемый документ требуется в том случае, если у партнера, обратившегося за необходимыми услугами в компанию, возникнут сомнения относительно выполнения тех или иных обязательств по договоренности. Но стоит отметить, что данное письмо как таковое не имеет юридической силы. Несмотря на это, большая часть деловых партнеров придерживается гарантийных обязательств, отмеченных в письме.
Какие моменты нужно учитывать при составлении
В законодательстве России не отмечено требований относительно оформления гарантийной корреспонденции. Но так как рассматриваемый документ, по сути, является деловой бумагой, при составлении нужно учитывать определенные особенности:
1. Важно придерживаться делового стиля, не предусматривающего длинных предложений и отступлений.
2. В документ нужно внести как вид обязательств, требующих исполнения, так и поэтапный ход выполнения работ, причем данные пояснения важно четко и лаконично прописать.
3. Деловую корреспонденцию можно оформить на листе формата А4, скрепленным печатью компании-гаранта или на фирменном бланке отправителя.
4. Личные подписи должны поставить как руководитель компании, так и его заместитель и даже главный бухгалтер организации-гаранта.
В обязательном порядке документ заверяется печатью предприятия.
Правильное заполнение
В документе необходимо отразить следующую информацию:
• полное название компании, выступающей в роле гаранта, и ее код;
• регистрационный адрес предприятия отправителя;
• полный текст письма с пояснением, на какие именно обязательства предоставлены гарантии;
• номер регистрации документа и ОГРН, присвоенный юридическому лицу.
Начать излагать основной текст можно примерно так: «Компания *** (указать наименование) данным письмом гарантирует выполнение обязательств по договору, составленному…». Или начать формулировать суть документации таким предложением: «Организация ***, оформившая и подписавшая данный гарантийный документ, заверяет клиента о своевременном выполнении обязательств, отмеченных в договоре…».
Перенаправить по адресу получателя гарантийное письмо можно несколькими способами:
• передать документ лично в руки получателю и убедиться, что подпись о получении будет поставлена получившей стороной;
• через ближайшее почтовое отделение при помощи заказного письма;
• в электронном виде.
Составить гарантийное письмо довольно просто, так как действующее законодательство нашей страны позволяет использовать произвольную форму заполнения. Но чтобы документ обеими сторонами рассматривался в качестве надежной опоры, все же стоит соблюсти все устоявшиеся нормы заполнения. Для этого лучше всего составить письмо по образцу.
Читайте также: Как написать гарантийное письмо об оплате услуг по договору
Так как гарантийному документу не присущ нормативный характер, его не рассматривают в качестве исполнительной документации. Однако при составлении оба участника переговоров надеются на порядочность и ответственность, то есть стараются построить плодотворные деловые взаимоотношения. Поэтому ни в коем случае не стоит рассматривать просьбу о подготовке гарантийного письма как признак неуважения или открытого недоверия.
