Гарантийное письмо об оплате услуг по договору в большинстве случаев составляется при отсутствии полной уверенности, что клиент выполнит взятые на себя определенные обязательства. В статье пойдет речь о важных моментах и основных правилах оформления документа.
Основополагающая информация по соглашению
Несмотря на тот факт, что главным и единственным правовым регулятором выступает Гражданский кодекс России, в нем не указаны нормы, касающиеся регламентации самого понятия и определения гарантийных писем (ГП). Содержание и правильность составления – это основные показатели, определяющие правовую силу такого документа.
Хозяйствующие субъекты, осуществляющие коммерческую деятельность, рано или поздно сталкиваются с возникновением обязательств, например, связанных с поставками продукции или предоставлением услуг.
В этих случаях именно гарантийное письмо выступает в роли документального подтверждения готовности выполнения взятых обязательств, в частности, это касается покупателей. Они, подписывая этот документ, гарантируют оговоренное внесение оплаты, в то время как поставщик – выполнение конкретных услуг на основании выбранных условий.
Гарантийные письма несут в себе следующую смысловую и правовую нагрузку:
• ГП могут быть составлены для подтверждения выполнения взятых обязательств;
• это документальное «скрепление» договоренности между двумя сторонами;
• в правовом поле они очерчивают четкий круг намерений со стороны организации/гражданина, касающиеся второй стороны;
• составляется при наличии обязательств разного рода (как документ, подтверждающий конкретные данные, оповещение о получении нового адреса перед процедурой регистрации предприятия, как ответ на документы претензионного характера);
• выполняет роль подтверждающего фактора, связанного со внесением оплаты (при наличии задолженности) до конкретно установленной даты, проведением авансового платежа, после которого будет предоставлена продукция.
Подписание документа осуществляет либо директор организации, либо законный представитель на основании доверенности и имеющий соответствующее право.
Читайте также: Как правильно написать гарантийное письмо о выполнении работ
Этапы составления документа
Как уже упоминалось, оформление гарантийных писем не имеет четко установленных правил, поэтому отталкиваться нужно от предписаний, касающихся ведения деловой переписки. Во-первых, составление такого документа рекомендуется выполнять на официальных бланках конкретной компании/предприятия, которые имеют логотип, название, реквизиты, физический и юридический адреса, а также другую важную информацию (форма А4). Во-вторых, составление подразумевает использование исключительно официально-делового стиля письма. В-третьих, используемые формулировки должны быть однозначными и четкими, а намерения — прозрачными и ясными, без двусмысленности и намеков.
Теперь рассмотрим необходимый порядок заполнения, который можно условно разделить на некоторые обязательные этапы:
1. Прописывается дата и номер документа. Эти данные должны быть отражены в журнале исходящей документации компании.
2. Указывается получатель. Им может быть название организации, Ф. И. О. директора (при отсутствии такового – данные должностного лица, выполняющего эти функции).
3. Название самого документа обычно пишут просто: «гарантийное письмо» или указывают тему предстоящего письменного разговора.
4. Составление тела ГП. Предполагается изложение сути взятых на себя обязательств, прописание гарантий и периода, в течение которого они будут выполнены в полном объеме (исключение могут составлять форс-мажорные обстоятельства). Также указывается данные ранее составленного договора и некоторые важные моменты из него. Если сделка проходила без договора, то, соответственно, такая информация будет отсутствовать.
5. Если предполагается рассмотрение вопроса о выплате задолженности по товарам/услугам, то отдельным файлом составляется график погашения, где четко указаны начальные и конечные даты этого мероприятия.
6. Указывается в обязательном порядке фамилия и должность лица, составившего ГП, а его подпись заверяется официальной мокрой печатью. В случае если документ составляется представителем, то в письме должны быть отражены все ее данные, а также требуется ксерокопия документа.
Что касается отправки, то она может быть выполнена как лично отправителем, а лицо, получившее письмо, ставит дату и подпись, при помощи заказного письма с уведомлением о том, что оно получено, либо в виде электронного письма, а в крайнем случае по факсу. От того, насколько грамотно и юридически точно вы составите и оформите данный вид документации, во многом зависит исход договоренности.
