Прежде чем коснуться всех тонкостей и нюансов составления этого документа, разберем, какая смысловая нагрузка возложена на него. Итак, гарантийное письмо об оплате задолженности – это юридический документ, являющийся официальным подтверждением выполнения взятых обязательств в конкретно оговоренные сроки.
Юридическое значение и сила данного документа
В юридической практике гарантийные письма существует не первое столетие. Были времена, когда они не применялись широко, но в наше время их актуальность снова возросла. Это связано с множественными случаями мошенничества со стороны субъектов хозяйственной деятельности.
Целью гарантийного письма (ГП) является письменного удостоверение выполнения обещаний либо устных гарантий, связанных с теми или иными обязательствами. Документ требует отражения соответствующей информации на специальном бланке, который заверяется подписью ответственного лица и печатью компании/предприятия. Используется письмо как способ достижения договоренности с поставщиками по вопросу признания задолженности по уплате.
Документ составляется либо от руки, либо набирается на компьютере. К числу основной информации, находящейся в ГП, относят перечисление обязательств должника, указание сроков частичной или полной оплаты возникшей задолженности, ответственность, предусмотренную в случае нарушения данной договоренности, и т. д. Бумага может иметь вид письма-претензии или напоминая со стороны поставщика по отношению к должнику.
Гарантийные письма имеют следующие особенности юридического характера:
• являются подтверждением признания долговых обязательств;
• определяют наличие некой суммы задолженности одного контрагента перед вторым, а также отражает другие обязательства в случае их наличия;
• могут подтверждать факт заключения договорных отношений между конкретными субъектами.
ГП допустимы к применению для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и даже физических лиц. В них могут быть отражены условия касательно выплаты задолженности, связанной с продукцией, услугами, арендой, предоставляющие гарантию ее погашение.
Если говорить о юридической силе ГП, то она напрямую зависит от правильности оформления и правого содержания, обоснованного и подкрепленного статьями ГК РФ, начиная с № 435 и заканчивая № 443.
Читайте также: Как написать гарантийное письмо об оплате услуг по договору
Приведем пример:
Поставщик имеет полное юридическое право, намереваясь предоставить услугу или поставить товар заказчику, составить такое письмо, в котором будет предложено провести сделку в виде оферты. Если заказчик принимает условия (направляет обратный положительный ответ в письменном виде), то такой документ будет выступать в качестве доказательной базы возникших обязательств. То есть в случае судебного разбирательства бумага имеет юридическую силу. Важным моментом является наличие в оферте существенных условий по предоставлению услуг, поставке товаров или выполнению работ. При отсутствии таковых составленная оферта признается недействительной.
Требования к составлению ГП
Начнем с того, что процесс составления подразумевает использование фирменного бланка, в случае отсутствия такового на пустом листе должны быть отражены все необходимые данные о компании и реквизиты организации, выступающей должником.
К числу важных аспектов оформления относятся следующие:
1. Обязательное указание темы письма, даты составления, исходящего номера, который регистрируется в соответствующем журнале у отправителя.
2. Указание полного названия компании (например, Ростелеком), являющейся должником, а также организации, выступающей поставщиком товаров либо услуг, перед которым возникли долговые обязательства.
3. Описание суммы долга в цифрах и буквенном эквиваленте.
4. Гарантированные сроки выплат по задолженности (при необходимости составленный график погашения, ранее согласованный обеими сторонами).
5. Сноска на документы, которые являются подтверждающей базой возникшей задолженности. Обычно таковыми могут быть договора купли-продажи, поставок, накладные.
6. Описание видов ответственности, которые возлагаются на должника, если последний не будет оплачивать долги своевременно, плюс штрафные санкции в виде пени.
7. Отдельная сноска на банковские реквизиты поставщика, куда должник обязан осуществлять перечисления.
8. Завершающий момент – это подпись руководителя (представителя или ответственного лица) с обязательным заверением мокрой печатью.
Необходимо помнить о том, что даже ГП – это неполная гарантия выполнения определенных обязательств, поэтому целесообразно отдавать предпочтение договорам поручительства.
