Как правильно написать гарантийное письмо о выполнении работ

Как правильно написать гарантийное письмо о выполнении работОдним из самых важных документов, который составляется деловыми партнерами в письменном виде, является гарантийное письмо о выполнении работ. Образец поможет вам правильно оформить такой документ в случае необходимости. Суть данного документа заключается в том, что одна из сторон гарантирует другой точное выполнение ранее оговоренных работ, перечень которых и вносится в рассматриваемую документацию.

Читайте также: Как написать гарантийное письмо от собственника помещения для регистрации ООО

В действующем законодательстве Российской Федерации не отмечены правила составления такого письма. Однако так как оно рассматривается в качестве делового документа, при его оформлении нужно принимать во внимание ранее установленные нормы, касающиеся всех гарантийных писем. Подготовка деловой документации не займет много времени, а грамотно оформить документ сможет каждый, заранее узнав несложные, но обязательные правила.

Что учитывается в обязательном порядке

Любой вид гарантийного письма, будь то выполнение строительных работ или оказание любых услуг организацией клиенту, заполняется следующим образом:

• для оформления можно использовать формат листа А4;
• на бланке должна быть печать компании;
• структура остается неизменной, меняется лишь текст в зависимости от типа услуг.

После заполнения рассматриваемого документа необходимо заверение подписью не только руководителя организации, но и его заместителя, подрядчика или прораба (в случае со строительными организациями).

Читайте также: Дебет 84 считаеся прибылью или убытком

При составлении официальной корреспонденции используется только деловой стиль. Можно использовать некоторые обороты (так называемые штампы):

• организация гарантирует качественное выполнение работ;
• данным документом гарантируется следующее: …;
• письмо является гарантией выполнения следующих услуг: …

Поэтапное составление

При оформлении нужно отметить все составные части документа:

1. В водной части указываются данные отправителя и получателя. Кроме полного наименования компании, выступающей гарантом, прописываются инициалы руководителя организации, реквизиты гаранта, его регистрационный адрес и исходящий номер.
2. В основной части нужно изложить суть предоставляемых работ. Данный раздел отправитель может оформить в двух вариантах, начав излагать суть со следующих слов:
• «Настоящим документом компания гарантирует…», и далее указать, на какие именно работы будет действовать обязательство, а также сроки предоставления услуг.
• Отправитель может в начале текста описать суть предоставляемой гарантии, внеся в пояснения все детали, а после добавить, что данным письмом компания гарантирует выполнение предоставляемых работ.
В данном разделе нужно четко отметить, на какие именно услуги отправитель дает гарантию.
3. В заключительном разделе собственные подписи должны поставить все ответственно лица, выступавшие в роли гаранта выполнения работ.

Грамотно оформленная деловая корреспонденция на фирменном бланке компании или на листе А4 с печатью отправителя отправляется по адресу получателя.

В гарантийном письме обязательно должны быть прописаны самые важные пункты:

• дата заполнения, исходящий номер и реквизиты организации-гаранта;
• инициалы отправителя и получателя;
• основной текст с пояснением сути гарантии;
• подпись отправителя и печать компании-гаранта.

Чаще всего при оформлении гарантийных писем не составляют приложений. Но если этого будет требовать вторая сторона, отправитель может отметить в документе сроки выполнения работ и предварительно составленный график по всем этапам.

Читайте также: Как заключить договор ИП с ООО

Особенности строительного гарантийного письма

Как правильно написать гарантийное письмо о выполнении работИменно гарантийной деловой документацией подрядчик, выполняющий строительные работы по ранее составленному контракту, гарантирует заказчику качественное предоставление услуг в соответствии с ранее утвержденными ГОСТами или СНиПами. То есть рассматриваемый документ говорит о добросовестности и честности подрядчика.

В гарантийном строительном письме последний должен отметить сроки выполнения ранее оговоренных работ, основываясь на договор, подписанный обеими сторонами. В документе этот момент можно прописать примерно так: «Данным гарантийным письмом компания… гарантирует предоставить строительные услуги согласно договору №… в следующие сроки: …».

Если по каким-либо причинам у подрядчика не получится выполнить ранее оговоренные работы вовремя, он обязан известить заказчика о задержке. Причину нужно прописать письменно и отметить, на какой период переносится выполнение тех или иных строительных работ. Таким образом, документ, о котором идет речь, в первую очередь можно рассматривать в качестве подтверждения намерении подрядчика выполнить работы, а также поясняет заказчику причины задержки ранее оговоренных в договоре сроков (если таковая будет иметь место).

Напишите комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *