Под гарантийным письмом принято рассматривать документ, составленный исполнителем в виде письменного обещания для вручения заказчику. В рассматриваемой документации компания, выступающая гарантом, четко прописывает все действия, которые в дальнейшем обязуется выполнить в интересах заказчика.
Данный документ используются во многих сферах – начиная от гарантии выполнения качественных работ, заканчивая своевременной оплатой товаров или услуг. Несмотря на то что в законодательстве Российской Федерации нет четких указаний относительно правильного оформления гарантийной корреспонденции, перед ее составлением нелишним будет ознакомиться с образцом оформления гарантийного письма об оплате за товар. Ведь в первую очередь такие бумаги нужно рассматривать должны быть составлены грамотно, кратко и в то же время полностью раскрывать суть.
Читайте также: Как заполняется нулевая декларация 3-НДФЛ для ИП
Правильное составление документа
Самостоятельно оформить гарантийное письмо довольно просто, а советы профессионалов помогут еще больше упростить данный процесс. Итак, рассмотрим несколько требований, которым соответствует деловая корреспонденция:
• так как рассматриваемый гарантийный документ относят к деловой категории, стиль его написания должен быть строго исключительно официальным;
• при написании основного текста не следует использовать разговорные или эмоционально окрашенные выражения;
• раскрыть суть нужно в тексте на одном листе формата А4.
Гарантийное письмо об оплате за товар обязательно должен подписать руководитель организации-гаранта, его заместитель, а также главный бухгалтер, отвечающий за выполнение финансовых операции.
Основные части гарантийной документации
Проанализировав образец письменной гарантии о своевременной оплате за товар, можно сразу же понять, что правильно составленный документ должен состоять из нескольких основных блоков. Причем в каждый из них нужно вписать соответствующие данные:
1. В водной части необходимо указать дату заполнения документа, его исходящий номер и полное наименование компании-отправителя. В этом же разделе указывается полное имя заказчика, на адрес которого будет отправлена гарантия.
2. В «теле» отправитель указывает суть письменной гарантии. Начать заполнять данный раздел можно примерно таким предложением: «Данным гарантийным документом компания (указать название) обязуется своевременно внести оплату за товар (отметить, какой именно) согласно ранее составленному договорному соглашению (поставить дату составления договора)».
3. В заключительном разделе руководитель, заместитель и главный бухгалтер компании-гаранта обязательно ставят свои личные подписи, и письмо заверяется официальной печатью.
Чаще всего гарантия в письменном виде составляется в том случае, если одна из сторон не полностью доверяет своему партнеру, с которым ранее было заключено соглашение о внесении оплаты за товар.
Оформленное и заверенное печатью письмо отправитель может передать лично в руки заказчику, не забыв проконтролировать, чтобы получатель письма поставил собственную подпись на втором образце документ. Как вариант, стоит перенаправить документ по адресу партнера, воспользовавшись услугами ближайшего почтового отделения.
Читайте также: Какой код ОКВЭД выбрать на дошкольное образование
Особенности заполнения гарантии об оплате

При оформлении гарантийного письма об оплате за товар нужно в основном тексте отметить, в какие сроки компания-гарант обязуется внести оплату. Сумма должна быть прописана как цифрами, так и прописью. Также важно не забыть указать банковские реквизиты и регистрационный адрес отправителя письма, выступающего в роли гаранта своевременной оплаты.
Компания-гарант по собственному желанию может указать, что берет на себя полную ответственность, если оплата за товар будет перечислена заказчику несвоевременно. Такой ход подчеркивает добросовестность отправителя и серьезность его деловых намерений.
В остальном схема заполнения гарантийной корреспонденции об оплате за товар не отличается от иного вида аналогичной документации. Если компания-гарант по каким-либо причинам не сможет в срок, отмеченный в договоре, внести оплату, об этом нужно известить партнера письменным извещением, не забыв также указать время задержки выплаты.
Читайте также: Сколько составляет НДС при импорте товаров
Если вторая сторона принимает условия ранее составленного соглашения, ей необходимо ответить гаранту письменным документом. Такие действия рассматриваются в качестве обоюдного соглашения относительно изменений, внесенных в договор о добросовестном сотрудничестве.