Под гарантийным письмом принято рассматривать документ, составленный исполнителем в виде письменного обещания для вручения заказчику. В рассматриваемой документации компания, выступающая гарантом, четко прописывает все действия, которые в дальнейшем обязуется выполнить в интересах заказчика.
Данный документ используются во многих сферах – начиная от гарантии выполнения качественных работ, заканчивая своевременной оплатой товаров или услуг. Несмотря на то что в законодательстве Российской Федерации нет четких указаний относительно правильного оформления гарантийной корреспонденции, перед ее составлением нелишним будет ознакомиться с образцом оформления гарантийного письма об оплате за товар. Ведь в первую очередь такие бумаги нужно рассматривать должны быть составлены грамотно, кратко и в то же время полностью раскрывать суть.
Читайте также: Как заполняется нулевая декларация 3-НДФЛ для ИП
Правильное составление документа
Самостоятельно оформить гарантийное письмо довольно просто, а советы профессионалов помогут еще больше упростить данный процесс. Итак, рассмотрим несколько требований, которым соответствует деловая корреспонденция:
• так как рассматриваемый гарантийный документ относят к деловой категории, стиль его написания должен быть строго исключительно официальным;
• при написании основного текста не следует использовать разговорные или эмоционально окрашенные выражения;
• раскрыть суть нужно в тексте на одном листе формата А4.
Гарантийное письмо об оплате за товар обязательно должен подписать руководитель организации-гаранта, его заместитель, а также главный бухгалтер, отвечающий за выполнение финансовых операции.
Основные части гарантийной документации
Проанализировав образец письменной гарантии о своевременной оплате за товар, можно сразу же понять, что правильно составленный документ должен состоять из нескольких основных блоков. Причем в каждый из них нужно вписать соответствующие данные:
1. В водной части необходимо указать дату заполнения документа, его исходящий номер и полное наименование компании-отправителя. В этом же разделе указывается полное имя заказчика, на адрес которого будет отправлена гарантия.
2. В «теле» отправитель указывает суть письменной гарантии. Начать заполнять данный раздел можно примерно таким предложением: «Данным гарантийным документом компания (указать название) обязуется своевременно внести оплату за товар (отметить, какой именно) согласно ранее составленному договорному соглашению (поставить дату составления договора)».
3. В заключительном разделе руководитель, заместитель и главный бухгалтер компании-гаранта обязательно ставят свои личные подписи, и письмо заверяется официальной печатью.
Чаще всего гарантия в письменном виде составляется в том случае, если одна из сторон не полностью доверяет своему партнеру, с которым ранее было заключено соглашение о внесении оплаты за товар.
Оформленное и заверенное печатью письмо отправитель может передать лично в руки заказчику, не забыв проконтролировать, чтобы получатель письма поставил собственную подпись на втором образце документ. Как вариант, стоит перенаправить документ по адресу партнера, воспользовавшись услугами ближайшего почтового отделения.
Читайте также: Какой код ОКВЭД выбрать на дошкольное образование
Особенности заполнения гарантии об оплате
Вышерассмотренная информация касается заполнения различных гарантийных писем, ведь принципы оформления такой документации остаются практически одинаковыми. Изменения могут иметь место только в основной графе, где расписана суть гарантии.
При оформлении гарантийного письма об оплате за товар нужно в основном тексте отметить, в какие сроки компания-гарант обязуется внести оплату. Сумма должна быть прописана как цифрами, так и прописью. Также важно не забыть указать банковские реквизиты и регистрационный адрес отправителя письма, выступающего в роли гаранта своевременной оплаты.
Компания-гарант по собственному желанию может указать, что берет на себя полную ответственность, если оплата за товар будет перечислена заказчику несвоевременно. Такой ход подчеркивает добросовестность отправителя и серьезность его деловых намерений.
В остальном схема заполнения гарантийной корреспонденции об оплате за товар не отличается от иного вида аналогичной документации. Если компания-гарант по каким-либо причинам не сможет в срок, отмеченный в договоре, внести оплату, об этом нужно известить партнера письменным извещением, не забыв также указать время задержки выплаты.
Читайте также: Сколько составляет НДС при импорте товаров
Если вторая сторона принимает условия ранее составленного соглашения, ей необходимо ответить гаранту письменным документом. Такие действия рассматриваются в качестве обоюдного соглашения относительно изменений, внесенных в договор о добросовестном сотрудничестве.
