Индивидуальный предприниматель, работающий на УСН или иной системе налогообложения, например, ЕНВД, может не использовать для ведения своей деятельности кассовый аппарат. Альтернативой этому являются БСО – бланки строгой отчетности. Данные документы подтверждают факт передачи денег. Иными словами, это аналог кассового чека, конечно, с определенными оговорками.
Бланки строгой отчетности – основные требования для ИП
Итак, давайте рассмотрим, как с помощью данного документа предприниматель может отображать свою деятельность. Сразу следует отметить, что ИП имеет право пользоваться только лишь в том случае, если они занимаются оказанием каких-либо услуг – парикмахерских, ремонтных или некоторыми видами производства. Строгая форма для данного документа не предусмотрена, поэтому предприниматели имеют возможность выбрать наиболее оптимальный для себя вариант. Можно, например, посмотреть в Сети образцы БСО, чтобы увидеть, как выглядит документ, и понять его структуру. На основании этого потом создается бланк, максимально соответствующий потребностям ИП.
Несмотря на произвольность формы, здесь все же есть и общие требования. В частности, обязательными являются наименование документа, номер, серия и дата выдачи. Кроме того, нужно указать Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, его ИНН, адрес ИП, а также основную информацию свидетельства о регистрации. Обязательным также будет точное название оказанной услуги или проданного товара и их стоимость. Одновременно с этим указывается и точная сумма вырученных средств, причем только лишь в национальной валюте, то есть в рублях.
Еще один обязательный пункт – дата внесения оплаты и регистрации документа. У ИП также есть право вписывать в БСО реквизиты по специфике оказываемо индивидуальным предприятием услуги.
Читайте также: Как правильно написать гарантийное письмо о приеме на работу
Что еще нужно знать ИП, выбравшему данную форму отчетности
Заполнение документа также осуществляется в соответствии с определенными требованиями. Самое главное здесь – четкий разборчивый почерк. Допускается и использование штампа, в котором присутствуют все необходимые реквизиты. В случае если была допущена ошибка, нужно будет переписывать все заново. Впрочем, в электронном формате (об этом мы поговорим чуть ниже) можно просто внести нужные исправления. Иногда возникают ситуации, когда бланк уже прошел по хозоперации, но после этого была обнаружена ошибка. В таком случае документ зачеркивают, но обязательно вносят в учетную книгу в соответствии с датой заполнения. Для сохранения бланка допускается использование отрывной части или же делается 2 экземпляра. В последнем случае в типографии документы сразу же пропитывают спецсоставом. Благодаря его использованию, копию бланка можно заполнять без применения копирки.
Следующий важный момент – изготовление БСО. Здесь есть 2 варианта:
• типографский способ;
• автоматизированный механизм.
В первом случае перед тем, как сдавать документ в печать, обязательно убедитесь, что он полностью соответствует всем требованиям. Обязательные реквизиты мы уже перечислили немного выше. Кроме этого, обязательно должны быть указаны номер заказа, размер тиража и год изготовления. Стоимость печати зависит как от региона, так и от населенного пункта. Особо следует подчеркнуть, что изготовление БСО в домашних условиях, то есть с помощью принтера, недопустимо. Документ обязательно должен быть напечатан только лишь в типографии. В случае необходимости возможно нанесение водяного знака или защитной голограммы.
Второй вариант – автоматизированная система. Для этого нужно специальное устройство. Внешне оно напоминает кассовый аппарат, однако здесь совсем другой функционал, да и стоимость более низкая. Разобраться, как вести отчетность здесь не составит особого труда. Следует отметить, что система обязательно должна быть защищена от несанкционированного стороннего вмешательства. Благодаря соответствующему программному обеспечению, на каждом бланке автоматически проставляются серия и номер.
Действующее законодательство требует хранить БСО в течение 5 лет. Это, кстати, считается одним из главных минусов бланков строгой отчетности. Если у ИП автоматическая система, то книга учета ему уже не нужна. Ведь вся нужная информация будет храниться в памяти устройства. По истечении 5-летнего срока хранения документы разрешается уничтожать. Но перед этим нужно будет обязательно составить соответствующий акт, заверяемый подписью индивидуального предпринимателя, или членов комиссии, работающей в ИП.
Особо следует подчеркнуть, что незаполненный бланк, равно как и его невыдача клиенту/покупателю, является административным правонарушением, карающимся денежным штрафом. Ведь именно этот документ является подтверждением совершения сделки. Соответственно, если нет желания нести дополнительные финансовые расходы, к этому нужно относиться со всей серьезностью. Оформление БСО с опозданием или же преждевременное, то есть еще до того, как была совершена оплата за оказанные услуги или товар, не допускается. Документ нужно заполнять сразу же после того, как были переданы наличные или произведен расчет с помощью банковской карты.
В заполнении бланка строгой отчетности нет ничего сложного. В частности, при расчете с потребителем индивидуальный предприниматель или нанятый им сотрудник должен заполнить документ, внеся данные в соответствующие поля. Если используются отрывные бланки, покупателю следует передать основную часть. В ином случае нужно сделать дубликат. Причем ИП оставляет себе копию, а оригинал документа передается клиенту. В конце рабочего дня или смены нужно подготовить приходной кассовый ордер. Обратите внимание, что его сумма обязательно должна соответствовать совокупности выданных за отчетный период БСО. После этого данные по приходному ордеру должны быть внесены в кассовую книгу.
